Mange små og mellomstore bedrifter skjønner at leverandørene betyr mye for det samlede klimaavtrykket. Samtidig er det lett å kjenne på at dette virker større og mer komplisert enn det egentlig trenger å være. Man vil gjerne stille krav, men uten å lage lange skjemaer, tunge kontrollsystemer eller spørsmål som verken bedriften selv eller leverandørene har tid til å håndtere. Den gode nyheten er at det går an å komme ganske langt med enkle, tydelige og relevante klimakrav.

For de fleste handler dette ikke om å bli ekspert på alle detaljer i leverandørkjeden. Det handler mer om å vite hvilke innkjøp som betyr mest, stille noen få spørsmål som faktisk er nyttige, og bygge opp en praksis som er enkel å følge opp over tid. Målet bør ikke være å gjøre alt perfekt fra første dag. Målet bør være å gjøre klimahensyn til en naturlig del av hvordan bedriften velger leverandører, bestiller varer og vurderer samarbeid.

Hvis dette gjøres på en praktisk måte, trenger det heller ikke bli et ekstra lag med byråkrati. Tvert imot kan tydeligere krav gi bedre oversikt, færre misforståelser og mer bevisste valg. For mange bedrifter blir dette også en del av en større plan for drift og utslippskutt. Det kan derfor være nyttig å se dette i sammenheng med en enkel plan for eget klimaarbeid.

Begynn med de viktigste innkjøpene

Det første mange gjør feil, er å prøve å stille like detaljerte krav til alle leverandører på én gang. Det blir ofte tungt, både for bedriften og for dem man kjøper fra. En bedre start er å se på hvilke innkjøp som faktisk betyr mest. Det kan være varer man kjøper ofte, produkter med høy verdi, transporttunge leveranser, materialer med kjent klimaavtrykk eller tjenester som brukes i stor skala.

Når man begynner med de viktigste innkjøpene, blir arbeidet mer håndterbart. Det er mye lettere å stille gode krav til fem viktige leverandører enn å sende generelle og uklare spørsmål til femti små leverandører samtidig. En enkel tommelfingerregel er å starte der bedriften bruker mest penger, bestiller mest volum eller vet at utslippene sannsynligvis er størst.

Dette gjør også klimakravene mer relevante. Leverandørene merker raskt om spørsmålene er gjennomtenkte eller bare sendt ut fordi “man burde gjøre noe”. Jo tydeligere sammenheng det er mellom innkjøpet og spørsmålet, desto større er sjansen for at man får nyttige svar.

Still få spørsmål som faktisk betyr noe

Et vanlig problem i klimaarbeid er at man stiller for mange spørsmål som ser seriøse ut, men som er vanskelige å bruke i praksis. Hvis målet er å gjøre det enkelt, bør bedriften heller velge noen få spørsmål som sier noe reelt om hvordan leverandøren jobber.

Det kan for eksempel være spørsmål som:

  • Har dere egne mål for å kutte utslipp?
  • Har dere oversikt over de viktigste utslippskildene i virksomheten?
  • Jobber dere med å redusere transport, emballasje eller energibruk?
  • Kan dere tilby produkter eller løsninger med lavere klimaavtrykk?
  • Har dere dokumentasjon på viktige miljø- eller klimavalg?

Dette er spørsmål de fleste seriøse leverandører kan forholde seg til, uten at det krever en stor rapport. Samtidig gir de et første bilde av om leverandøren faktisk har tenkt gjennom temaet, eller bare svarer med generelle formuleringer.

Gjør kravene relevante for det du kjøper

Klimakrav blir fort unødvendig kompliserte hvis de ikke er tilpasset det innkjøpet gjelder. En leverandør av kontorrekvisita bør ikke nødvendigvis få de samme spørsmålene som en transportør, en matleverandør eller en produsent av byggematerialer. Kravene bør passe det produktet eller den tjenesten man kjøper.

For transport kan det være naturlig å spørre om fyllingsgrad, samordning, drivstoff og ruteplanlegging. For varer kan det være mer relevant å spørre om materialvalg, levetid, emballasje og mulighet for reparasjon eller gjenbruk. For tjenester kan det handle om reisevaner, energibruk eller digitale alternativer.

Jo mer konkret og relevant spørsmålet er, desto mindre administrasjon skaper det. Da blir det også lettere å bruke svarene når man faktisk skal velge mellom leverandører.

Be om dokumentasjon, men på et nivå som passer

Mange bedrifter er usikre på hvor mye dokumentasjon de bør kreve. Hvis man ber om for mye, kan det bli tungt og virke lite realistisk, særlig overfor mindre leverandører. Hvis man ikke ber om noe som helst, risikerer man å bygge vurderingene på løse formuleringer.

En god mellomløsning er å be om enkel og relevant dokumentasjon der det er naturlig. Det kan være en kort beskrivelse av hvordan leverandøren jobber med utslippskutt, en miljøpolicy, konkrete produktopplysninger, oversikt over transportløsninger eller enkel rapportering på noen få nøkkelpunkter.

Poenget er ikke å kreve store bunker med papirer. Poenget er å få nok informasjon til å se forskjell på seriøse og lite gjennomtenkte svar. Dette er også viktig for å unngå at klimakrav bare blir en øvelse i fine ord. Den som vil lese mer om dette, kan se nærmere på unngå grønnvasking.

Unngå krav du ikke har tenkt å følge opp

Et av de mest praktiske rådene er å la være å stille krav som ingen kommer til å se på igjen. Hvis bedriften ber om omfattende klimaopplysninger, men aldri bruker dem i vurderinger eller oppfølging, blir kravene raskt tomme. Det skaper merarbeid uten verdi og kan svekke tilliten til hele prosessen.

Det er bedre å stille færre krav og faktisk bruke dem. Hvis du spør leverandøren om emballasje, bør dette også ha betydning når du sammenligner tilbud. Hvis du spør om transportutslipp, bør det være noe du følger opp ved neste dialog. Klimakrav fungerer best når de er tydelige, enkle og koblet til reelle valg.

Dette er også grunnen til at små bedrifter ofte bør tenke praktisk fremfor perfekt. Et lite system som faktisk brukes, er bedre enn et flott oppsett som ingen orker å holde ved like.

Bruk klimakrav som en del av vanlig leverandørdialog

Klimakrav trenger ikke alltid komme som et eget og tungt tillegg. I mange tilfeller fungerer det bedre å gjøre dem til en del av den vanlige samtalen med leverandøren. Når man uansett snakker om pris, leveringstid, kvalitet og service, kan man også ta opp emballasje, transport, levetid eller andre klimarelaterte forhold.

Dette gjør klimakrav mindre kunstige og mer naturlige i innkjøpsprosessen. Leverandøren får også et tydeligere inntrykk av at dette ikke bare er et skjema, men noe som faktisk inngår i vurderingen av samarbeidet. For mange små bedrifter er dette en mye enklere vei enn å lage store formelle systemer med én gang.

Det er ofte i slike samtaler man får de mest nyttige svarene. En leverandør kan fortelle om nye løsninger, endrede rutiner eller enklere alternativer som ikke hadde kommet fram i et standard skjema.

Tenk særlig på scope 3, men hold det enkelt

Mange bedrifter møter etter hvert begrepet scope 3 og blir usikre på hva det betyr i praksis. Enkelt forklart handler det om utslipp som ikke skjer direkte i egen virksomhet, men som er knyttet til det man kjøper, bruker og selger. Leverandører er derfor en viktig del av bildet.

Bedrifter som vil forstå dette bedre, kan lese både om scope 1 2 og 3 og om scope 3 for små bedrifter. Men selv om begrepene kan virke tekniske, trenger ikke arbeidet med leverandører være det.

Den enkleste tilnærmingen er ofte å spørre: Hvilke leverandører og innkjøp betyr mest for vårt klimaavtrykk? Deretter kan man starte der. Man trenger ikke kartlegge hele verden for å begynne å ta bedre valg.

Lag enkle nivåer i stedet for absolutte krav

Noen bedrifter tenker at klimakrav må være enten oppfylt eller ikke oppfylt. Men i praksis kan det være mer nyttig å bruke enkle nivåer. Man kan for eksempel vurdere leverandører ut fra om de:

  • ikke kan vise til noe konkret klimaarbeid
  • har startet med mål og tiltak
  • kan dokumentere systematisk arbeid og tydelige forbedringer

Dette gjør vurderingen mer fleksibel og mer realistisk, særlig når man kjøper fra både små og store virksomheter. En liten lokal leverandør trenger ikke ha samme system som et stort konsern for å være et godt valg. Det viktige er om leverandøren faktisk jobber seriøst og kan vise til noe konkret.

Med en slik tilnærming blir klimakravene mindre rigide og lettere å bruke sammen med andre hensyn som pris, kvalitet og leveringsevne.

Se etter handling, ikke bare formuleringer

Når leverandører svarer på klimaspørsmål, er det lett å bli møtt med pene ord. Mange sier at de tar bærekraft på alvor, at de bryr seg om miljøet, eller at de ønsker å bidra positivt. Slike formuleringer er ikke nødvendigvis feil, men de sier lite alene. Det viktige er om leverandøren kan vise til faktiske tiltak.

Det kan være enklere transportløsninger, mindre emballasje, færre hasteforsendelser, bruk av resirkulerte materialer, lengre levetid på produkter eller tydelige mål for forbedring. Når man ser etter handling framfor ord, blir det lettere å skille mellom seriøst arbeid og ren markedsføring.

Dette er spesielt viktig når bedriften selv senere skal kommunisere om sitt klimaarbeid. Hvis man bygger egne budskap på løse påstander fra leverandører, øker risikoen for at også egen kommunikasjon blir svak eller misvisende.

Ikke gjør alt til et skjema

Skjemaer kan være nyttige, men de er ikke alltid den beste løsningen. For små bedrifter kan et kort møte, en e-post med noen få spørsmål eller en enkel samtale ofte gi mer enn et langt standardskjema. Særlig når leverandørforholdene er små eller lokale, fungerer dialog ofte bedre enn tunge systemer.

Det viktigste er at bedriften får svar på det den faktisk trenger å vite. Om det skjer i et skjema, i et tilbudsdokument eller i en vanlig leverandørprat, er mindre viktig. Mange gjør dette vanskeligere enn nødvendig ved å tro at alt må formaliseres fra første stund.

En god tommelfingerregel er å bruke så enkel form som mulig, men så tydelig innhold som nødvendig.

Gjør klimakrav til en del av innkjøpsrutinen

Hvis klimakrav bare tas opp av og til, blir de lett glemt. Derfor er det smart å bygge dem inn i vanlige innkjøpsrutiner. Det kan være så enkelt som at man alltid vurderer noen faste punkter før man velger ny leverandør, eller at man har en kort sjekkliste ved større innkjøp.

Det gjør arbeidet mindre avhengig av enkeltpersoner og mer til en del av den vanlige måten bedriften jobber på. Samtidig holder det kravet på et nivå som er lett å håndtere. Man trenger ikke et eget klimaprogram for å få dette til. Ofte holder det å justere måten tilbud innhentes og vurderes på.

Over tid kan dette også gjøre det lettere å rapportere på arbeidet. Mange små og mellomstore bedrifter opplever at spørsmål om leverandører og klima etter hvert dukker opp i kundedialog, anbud eller intern rapportering. Da er det en fordel å ha noen enkle rutiner allerede på plass. Les gjerne mer om bærekraftsrapportering dersom dette blir mer aktuelt for virksomheten.

Husk at krav også kan åpne for bedre løsninger

Klimakrav blir noen ganger sett på som noe som bare gjør innkjøp mer tungvint. Men i mange tilfeller kan tydelige spørsmål også åpne for bedre løsninger. Leverandører som jobber aktivt med transport, emballasje, produktdesign eller materialbruk, kan ofte foreslå smartere alternativer når de merker at kunden bryr seg.

Det betyr at klimakrav ikke bare er kontroll. Det kan også være en måte å få fram nye løsninger på. Noen ganger er leverandøren allerede i gang med forbedringer, men har ikke tenkt over at dette bør løftes fram i tilbudet. Da kan en enkel dialog gjøre at begge parter ser nye muligheter.

For små bedrifter kan dette være spesielt nyttig. Man trenger ikke utvikle alle løsningene selv, men kan bruke leverandørdialogen til å finne enklere og bedre valg.

Gjør det så enkelt at dere faktisk fortsetter

Det viktigste rådet er kanskje dette: Lag et opplegg som bedriften faktisk orker å bruke over tid. Hvis klimakravene blir for kompliserte, faller de fort bort når hverdagen blir travel. Hvis de derimot er enkle, relevante og knyttet til vanlige innkjøpsvalg, er det mye større sjanse for at de blir en naturlig del av måten virksomheten jobber på.

For de fleste små bedrifter betyr det å starte med noen få viktige leverandører, stille noen tydelige spørsmål, be om enkel dokumentasjon og bruke svarene i reelle vurderinger. Det trenger ikke være mer komplisert enn det. Når dette fungerer, kan bedriften bygge videre steg for steg.

I takt med at flere kunder, partnere og oppdragsgivere er opptatt av klima, vil dette også bli en mer naturlig del av vanlig forretningsdrift. Den som vil forstå den bredere bakgrunnen for dette, kan også lese mer om hva ESG er. Men i praksis begynner mye av arbeidet ganske enkelt: med bedre spørsmål til dem man kjøper fra, og litt tydeligere forventninger enn før.